Модное слово тайм-менеджмент, означающее управление временем, прочно вошло в современный деловой язык. Рациональное распределение помогает как в достижении профессиональных целей, так и в организации отдыха. Можно, конечно, научиться составлять планы методом проб и ошибок, а можно принять к сведению 10 советов успешных людей о планировании времени и еще быстрее оптимизировать свой график.
Советы по планированию
Для того чтобы максимально эффективно составить распорядок своего дня, лучше всего воспользоваться советами уже состоявшихся, успешных людей. Но для большей результативности потребуется дополнительная коррекция с учетом своей профессии, рабочего графика, семейного положения и поставленных задач. Золотые правила тайм-менеджмента:
- Соблюдение принципа Парето 80/20 — эмпирическое правило, выведенное экономистом и известным социологом. Его смысл в том, что только 20% всех усилий дают 80% результата. Этот принцип подходит к применению во всех областях жизнедеятельности человека. По отношения к планированию это выглядит так: выполнение 20% наиболее важных дел даст 80% полезного результата. Распланировать все невозможно, поэтому необходимо наметить 80% самых важных мероприятий, при этом первые 20% пунктов должны состоять из самых срочных и неотложных.
- Составление плана необходимо делать вечером предыдущего дня и никогда утром. При этом в список дел на завтра обязательно войдут мероприятия, запланированные несколько дней, а то и недель назад. Именно поэтому так важно иметь ежедневник с помесячной и понедельной градацией. Этот совет также помогает контролировать актуальность намеченной задачи.
- Большая часть наиболее важных дел выполняется до обеда. Это время наибольшей активности. На время обеда можно перенести несколько необременительных личных дел, например, оплата счетов, звонки семье и друзьям, просмотр почты и так далее.
- Обязательный отдых в течение 1 часа. Человек не робот и физически неспособен безостановочно работать. Оптимальное время 45 мин. — работа, 15 мин. — отдых. Но возможен вариант 50/10.
- При планировании своего временного графика нужно ставить реалистичные цели. Нет смысла «заваливать» себя работой, ничего не выйдет, большую часть запланированного придется переносить на другой день. Лучше всего вставлять в график не более 10 важных пунктов.
- Нельзя путать планирование рабочего и личного времени с постановкой целей. Все крупные задачи разделяют на небольшие шаги, их выполнение и планируют по времени, вставляя в пункты ежедневника.
- Обязательно должна быть четкая градация между работой и отдыхом. Для многих ненормированный рабочий день плавно перетекает в другой такой же, с небольшим перерывом на сон. Это неправильно. Например, если окончание рабочего времени установлено на 7 часов, ужин на 8 часов, остальное время посвящено отдыху и семье, не стоит превращать ужин в деловую встречу, а семейные планы переносить на возможный выходной.
- Ежедневное выделение времени на физическую активность, спорт. При сложном рабочем графике это может быть просто утренняя пробежка и легкая зарядка. Если время позволяет, то посещение фитнес-центра или бассейна. Ни один из успешных, состоявшихся людей никогда не пренебрегал физической активностью и спланированными тренировками.
- Отрегулированное и четко запланированное время для ночного сна.
- Обязательное разделение рабочих дней и выходных.
При выполнении составленного временного графика важно помнить, что отклонение от плана не более чем на 30 вполне допустимо.
Мифы тайм-менеджмента
Одно из самых распространенных заблуждений — невозможно подчинить строгому планированию день маленького ребенка, а соответственно и его мамы. Это не совсем так.
Если учитывать 30-минутную погрешность в графике, спланировать можно даже самый непредсказуемый распорядок.
Еще несколько распространенных мифов:
- планирование должно быть жестким, от временного графика нельзя уклоняться;
- нельзя подчинить плану день творческого человека;
- нет времени на составление планов;
- важно создать определенную систему, которая будет работать всегда;
- личный тайм-менеджмент не зависит от планов других людей.
Учиться управлять своим временем сложно, но для достижения результатов необходимо.
Важно научиться не только строить собственный график занятости, но и уметь совмещать его с планами сотрудников и членов семьи.
